Dalam dunia yang penuh tantangan dan perubahan, sektor kesehatan di Indonesia berhadapan dengan gelombang demi gelombang tantangan. Anggaran yang kian terbatas dan tuntutan yang semakin meningkat menjadikan fasilitas kesehatan seperti rumah sakit, puskesmas, dan klinik harus beradaptasi secara dinamis. Kebijakan pembiayaan kesehatan yang seringkali menetapkan tarif layanan di bawah standar telah memperburuk kondisi, dengan menyebabkan unit gawat darurat terbuka untuk pasien yang jumlahnya jauh melebihi kapasitas tanpa adanya peningkatan pada sumber daya yang tersedia.
Dalam situasi yang menantang ini, Lembaga Akreditasi Fasilitas Kesehatan Indonesia (LAFKI) muncul sebagai sebuah oase di tengah padang pasir, menjadi panduan dan motivator untuk fasilitas pelayanan kesehatan yang hendak melakukan inovasi. Kaizen, yang berarti “perbaikan berkelanjutan”, adalah filosofi dari Jepang yang diperkenalkan oleh LAFKI sebagai sebuah strategi untuk membawa perubahan positif dan berdampak dalam sistem kesehatan.
Kaizen bukan sekadar metode; ia adalah sebuah perubahan mindset dan budaya yang mengajak setiap individu, dari direktur hingga petugas kebersihan, untuk berperan aktif dalam proses peningkatan kinerja. LAFKI menginspirasi seluruh elemen dalam fasilitas kesehatan untuk melihat setiap kesempatan sebagai langkah kecil menuju kesempurnaan yang lebih besar, mengingatkan pada ajaran Laozi, “Perjalanan seribu mil dimulai dengan satu langkah.”
Langkah-langkah strategis yang dicanangkan LAFKI untuk mengimplementasikan Kaizen adalah sebagai berikut:
Sosialisasi Kaizen: Mengkomunikasikan esensi Kaizen ke seluruh level organisasi melalui workshop dan materi komunikasi visual yang memicu kesadaran akan pentingnya perbaikan berkelanjutan.
Pelatihan dan Keterlibatan: Memberikan pelatihan kepada pemimpin dan supervisor mengenai prinsip-prinsip Kaizen serta cara-cara untuk menggali ide dan usulan dari staf.
Rencana Keterlibatan: Membangun sistem yang memungkinkan staf untuk menyampaikan saran melalui kanal seperti kotak saran atau papan ide.
Berbagi Perbaikan: Menciptakan transparansi dan akuntabilitas dengan membagikan proses dan hasil dari saran yang diterapkan melalui papan informasi atau sistem pelaporan digital.
Keterlibatan Berkelanjutan: Mengembangkan insentif dan program pengakuan yang memotivasi staf untuk terus berkontribusi dan melihat nilai dari usulan mereka.
Respon terhadap Saran: Menyediakan umpan balik yang konstruktif dan terperinci untuk setiap saran, menunjukkan bahwa setiap usulan memiliki potensi untuk diwujudkan.
Dalam penerapan Kaizen, misalnya di sebuah klinik, langkah-langkah berikut dapat diambil:
Penyederhanaan Proses Pendaftaran: Klinik dapat mengidentifikasi langkah-langkah yang tidak perlu dalam proses pendaftaran pasien dan mengeliminasinya, atau mungkin menerapkan sistem pendaftaran elektronik untuk mengurangi waktu tunggu.
Peningkatan Tata Letak Fasilitas: Dengan mengatur ulang tata letak klinik, alur pasien bisa menjadi lebih efisien, mengurangi waktu yang dihabiskan pasien dari satu titik pelayanan ke titik pelayanan lainnya.
Optimalisasi Jadwal Tenaga Medis: Kaizen dapat diterapkan untuk merancang ulang jadwal kerja tenaga medis sehingga pasien mendapatkan pelayanan yang lebih cepat dan tenaga medis tidak kelebihan beban kerja.
Pengelolaan Persediaan: Mengadopsi sistem persediaan just-in-time untuk memastikan bahwa obat dan peralatan medis tersedia ketika dibutuhkan dan mengurangi limbah.
Peningkatan Kebersihan dan Keselamatan: Implementasi protokol kebersihan yang lebih efektif dan pembuatan checklist kebersihan harian untuk mengurangi risiko infeksi nosokomial.
Pelatihan dan Pengembangan Staf: Memberikan pelatihan berkala kepada staf untuk meningkatkan kompetensi dan efisiensi dalam memberikan pelayanan.
Melalui penerapan prinsip-prinsip Kaizen, klinik dapat melakukan berbagai perbaikan kecil yang ketika dikumpulkan, berdampak besar terhadap efisiensi operasional, kepuasan pasien, dan kualitas pelayanan kesehatan secara keseluruhan. Pendekatan yang dilakukan LAFKI ini menginspirasi setiap anggota tim untuk menjadi perubahan yang mereka inginkan dalam sistem, sejalan dengan kata-kata Heraclitus, “Tidak ada yang tetap kecuali perubahan itu sendiri.” Ini adalah perjalanan perbaikan yang tidak hanya mengubah fasilitas kesehatan menjadi lebih baik, tetapi juga meningkatkan kesejahteraan masyarakat secara luas.
Kind Regard,
DR. H. Ahyar Wahyudi, S.Kep.Ns, M.Kep, FISQua, FRSPH, FIHFAA
