Penulis: MAFTUHIN ARIF
Universitas Tekhnologi Digital, Indonesia
Perusahaan tidak dapat melepaskan diri atau mengabaikan pemangku kepentingan (stakeholders) karena akan sangat mempengaruhi eksistensi bisnisnya. Tantangannya, setiap stakeholder yang beragam kepentingannya tersebut berharap didengar dan dimengerti serta dipenuhi persyaratan dan harapannya. Sebagian dari persyaratan tersebut adalah terkait standardisasi dan sertifikasi pada produk dan proses pengelolaan perusahaan.
PLN dengan proses bisnis yang sangat kompleks dituntut untuk memiliki dan menerapkan berbagai standardisasi maupun sertifikasi. Oleh karena itu berbagai perizinan, standardisasi, dan sertifikasi harus diupayakan untuk dipenuhi.
Pada perkembangannya walaupun tahapan standardisasi dan sertifikasi hingga integrasi telah dilaksanakan namun pada kenyataannya masih belum mampu menghilangkan stigma kegiatan normatif yang keberadaan serta manfaatnya kurang diketahui oleh staf di unit.
Berdasarkan pengamatan selama interaksi dan juga dari serangkaian kegiatan audit internal cukup banyak permasalahan yang teridentifikasi dari sisi pegawai, tim implementor, dan juga manajemen antara lain terkait bentuk/wujud nyata dari sistem manajemen yang tidak diketahui banyak pegawai, ketidakjelasan peran dan kontribusi dalam pengembangan dan pemanfaatan, butuh kemudahan akses, jaminan pengelolaan informasi terdokumentasi yang update dan terpelihara. Dari sisi manajemen juga kadang masih ditemukan persepsi bahwa sistem manajemen memang dirasa penting namun terkesan sebatas program normatif, belum embedded dalam program operasional eksisting sehingga terkesan menambah pekerjaan atau menambah beban perhatian, serta belum ada pola evaluasi kontribusi SMT pada pencapaian kinerja.
Permasalahan tersebut harus segera disikapi agar implementasi sistem manajemen terintegrasi dapat berjalan efektif. Konsep dasar dari tindak lanjut yang diajukan untuk perbaikan utamanya adalah (1) Meningkatkan rasa memiliki dengan merubah strategi dari prioritas pemenuhan requirement Sistem Manajemen menjadi pemenuhan requirement perusahaan serta membuka keterlibatan pegawai secara terbuka untuk turut mengembangkannya, (2) Ubah metode pengelolaan dari manual konvensional ke digital online.
Metode pengelolaan SMT secara digital ini akan dipantau dan dievaluasi efektifitasnya sebagai bagian dari pembelajaran organisasi dengan indikator utama :
Tingkat akses pegawai (sebaran unit, jenjang jabatan, frekuensi), mencerminkan deployment
Pertumbuhan jumlah dokumen, mencerminkan peningkatan kecukupan pemenuhan requirement.
Peningkatan pemahaman tim dan manajemen
Agar tindaklanjutnya tetap dalam koridor pemenuhan solusi dan tercapai ukuran efektifitasnya maka dipetakan beberapa strategi pemenuhan. Untuk peningkatan aksesibilitas maka aplikasi diintegrasikan ke single sign melalui akun email korporat, selain itu sosialisasi dan pemantauan user log untuk memastikan infrastruktur yang disiapkan benar-benar reliable untuk diakses. Untuk mendukung pertumbuhan jumlah dokumen maka dibuatkan dashboard yang mendorong semua bidang terlibat, mapping taksonomi sesuai proses bisnis eksisting, serta membuka peluang keterlibatan dan kolaborasi. Dalam rangka peningkatan pemahaman dan pembelajaran, aplikasi didesain dengan mengintegrasikan menu requirement-response, pengelolaan rekaman evidence, serta history temuan audit.
Project digitalisasi pengelolaan Sistem Manajemen Terintegrasi (SMT) di PLN Bangka Belitung telah go-Live sejak Juni 2020. Hingga saat ini terus mengalami perkembangan fitur untuk mengakomodir dan mengadaptasi berbagai kondisi dan ide improvement. Jika diamati dan diukur menggunakan indikator asesmen yang telah ditetapkan, nampak perubahan kondisi antara lain:
Dari sisi aksesibilitas, seluruh pegawai mulai dari top management hingga staf di kantor induk maupun di unit-unit telah dengan mudah mengakses SMT. Dan setidaknya 1 kali dalam 6 bulan akan dipastikan kembali aksesibilitas per-user untuk memastikan infrastruktur SMT tersebut reliabel untuk diakses. Oleh karena itu keberadaan SMT semakin diketahui dan dirasakan manfaatnya oleh pegawai.
Mapping taksonomi berdasarkan proses bisnis perusahaan dan dengan dukungan realtime dashboard telah memotivasi bidang-bidang pemilik proses bisnis melengkapi dokumennya dan di-publish di aplikasi SMT. Berdasarkan data di tahun pertama paska go-live dokumen tumbuh 333% yaitu dari sejumlah 114 yang dimigrasikan ke sistem pada juni 2020 menjadi 494 dokumen pada desember 2020. Dan kelengkapannya terus berkembang menjadi 672 pada desember 2021.
Ketersediaan fitur library hingga menu aplikasi yang menyediakan tampilan secara lengkap (requirement, respond, eviden, histori audit) dalam 1 page per sub-kategori sangat membantu tim dan manajemen dalam memahami, mengimplementasikan sistem manajemen hingga memudahkan juga dalam proses menghadapi auditnya.
Permintaan benchmark pola pengelolaan dan adopsi aplikasi oleh dari pusat, unit lain, dan subholding dapat menjadi indikator bahwa inovasi digitalisasi dalam pengelolaan SMT ini juga berpeluang untuk dapat membawa manfaat secara korporat.
